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数学统计学院学术报告厅使用管理办法

发布日期:2017-10-27    作者:     来源:     浏览次数:

数学统计学院学术报告厅使用管理办法

一、目的

为进一步加强数学统计学院学术交流和学科团队建设,充分发挥学术报告厅的功能,提高使用率,明确使用学术报告厅的规定及申请使用流程,现对学术报告厅的使用作如下规定。

二、定义

学院学术报告厅包括数学楼314室、413室、503室、505室。

学术报告厅的用途:举行会议、讲座、培训以及适合在报告厅举办的小型活动、竞赛活动等,原则上不能做其它用途。

三、学术报告厅使用规定

1.学术报告厅由学院办公室(314室、413室)和社会服务办公室(503室、505室)统一管理,学院办公室统筹协调安排使用,各办公室负责卫生、安全以及室内设备物品的管理。

2.部门或个人需要使用学术报告厅时,需提前一天向学院办公室提出申请并填写《学术报告厅使用申请表》,经学院办公室负责人同意后方可使用。

3.使用原则:先申请,后使用。30人以下(含30人)规模的活动优先安排314室,如果出现冲突则按照503室、505室、413室的顺序依次进行安排;30人以上规模的活动按照503室、505室、413室的顺序依次进行安排。

没有提前申请的部门或个人临时性使用学术报告厅,在没有冲突的情况下,必须经学院办公室负责人和学院主管领导同意后方可使用;如有冲突,必需礼让已申请使用的部门或个人,且需补填《学术报告厅使用申请表》。

4.按申请的先后顺序使用。特殊情况下,经相互之间协商后可以调整使用顺序。但学院管理部门不负责协商,由使用者自己协商。

5.遇学院紧急或重要的会议,已申请使用报告厅的部门或个人,在不能调换的情况下,部门或个人应让位于的紧急或重要会议。

6.部门及个人应在所预约的时间到达报告厅,并开始使用。超过10分钟未到达报告厅的,学院有权对报告厅的使用权另作安排。

7.部门及个人应按预约的时间内使用完毕,不许超时使用。如需延长使用时,请及时通知院办,如在紧接的时间段内已安排给其他部门或个人使用,超时使用的部门或个人必须离开该报告厅,终止使用该报告厅。

8.任何部门或个人在使用报告厅期间,必须爱护报告厅的设备设施,安全使用,严禁私自接拉电源,私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏,须照价赔偿。

9.报告厅内的所有设施设备,不能带出报告厅。使用时如遇到问题,请及时反映并登记报修。

10.报告厅使用期间,使用部门或个人自行负责会议的模式安排、人员接待、会议记录等会议需求。

11.报告厅使用期间,使用部门或个人需保持报告厅的整洁,不允许有乱扔垃圾等不文明行为;使用完毕后,务必将所有移动过的桌子、椅子、设施设备等还原,离开时关闭电源、空调。

12.如部门或个人临时取消申请并再次使用时,需重新申请。

四、程序

1.申请流程

(1)部门或个人到学院办公室查询报告厅的使用状况。

(2)部门或个人向学院申请,填写并提交《学术报告厅使用申请表》。

(3)院办根据部门或个人的申请需求作出及时安排,并记录在《报告厅使用登记表》。

(4)部门或个人按时间使用报告厅。

2.使用流程

(1)部门或个人严格按报告厅使用的相关规定使用报告厅。

(2)部门或个人自行指定人员安排会务工作。

(3)在使用中有设备不能正常工作的,请及时通知院办填写设备故障表并报修。

报告厅使用流程图

填写报告厅使用申请表

学院办公室签字同意

填写报告厅使用登记表

活动前领取钥匙使用报告厅

检查并交还钥匙

3.交还流程

(1)部门或个人使用完毕后,院办检查会议室,发现不按规定使用的,及时要求部门或个人改正。

(2)如部门或个人不改正,院办应及时上报学院领导。

五、未尽事宜由数学统计学院负责解释。

附件:

1.报告厅使用申请表

2.报告厅使用登记表

 

 

报告厅使用申请表

申请部门/个人

使用时间

拟用报告厅

314报告厅□ 503报告厅□ 505报告厅

□ 413报告厅 □其他

会议主题

用途

□教学 □科研 □其他

拟用设备

其它需求

学科/团队

参加人数

申请人

联系电话

学院办公室意见

时间:

主管领导意见

时间:

使用中设备

运转情况

对报告厅的

使用建议

 

 

 

报告厅使用登记表

序号

使用日期

具体时间

使用部门/个人

会议主题

参会人数

申请人签字

申请人电话

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